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積み重なる文書はまとめて整理整頓|書籍は電子化されている時代

大量の書類を管理するには

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紙媒体の文書を電子化しますと、管理コストの削減や業務の効率化、セキュリティーの向上などのメリットがあります。文書の電子化は、自社で行うよりも信頼できる専門業者に依頼する方が、結果的に低コストで済む場合が多いそうです。

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管理を簡単にする方法

ウーマン

書籍やビジネス文書の管理が大変に感じる方や、それらの本や書類を置くスペースが少なくなってきている方は、文書の電子化というテクニックも使えます。その特徴はスキャナーで取り込めるものならばほぼ何でも電子化できる事です。

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書籍は場所を取るものです

仕事

書籍は年数が経つにつれ増加して場所を取り、その上に重量も増えて行くものです。こうなるとその置き場所にも気を使い、2階の場合などは本棚は部屋の中央部には置かずに壁側に沿って置くなどの工夫が必要になります。その中には余りアクセスする機会の少ないものもあり、本来は処分して行くのが好ましいものですが、それを良しとしない性格の人もあります。このような時には手持ちのスキャナで本のページを取り込んで文書や画像を電子化するという方法があります。しかし5冊や10冊ぐらいなら頑張ってこれを行うこともできそうですが、手持ちの書籍をほぼ全部行うとなると自炊では気の遠くなる作業になります。文書や画像を電子化すると全てはデータとしてHDDなどに保存できますから物質的な量としては殆ど気にならないものとなります。積み重なる文書はまとめて整理整頓しましょう。

文書や画像を電子化するにあたっては、個人で使える専用のスキャナも出ていますが、かえって専門の業者に依頼するほうが安上がりになるとも言えます。書籍を裁断してからスキャナに取り込むもので著作者の許可がとれていることが条件となっているようです。文書や画像の電子化を行えばPCやスマホ、タブレットを使って外出先でも読めますし、PDF化のサービスもありますので一定の構成で印刷も行えます。時代も電子化の方向へ向かっているとも言えます。このようなサービス業者はサイトで検索をかけると多く出て来ますし、見積もりを取ることも出来ます。PDFデータとして残すこともできます。最近では安くてOCRの精度も高く、速いサービス業者もあり高品質なスキャンも期待できるようになって来ています。

オフィスの書類を整理する

オフィス

オフィスの省スペース化を実現するための手段として有効なのが、文書の電子化です。場所ふさぎとなる書類の束をデジタルデータに移行させることで、机の上や倉庫などをスッキリさせることができます。もちろん特定の文書が探しやすくなるといったメリットもあります。

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